Cómo documentar lecciones aprendidas

Las lecciones aprendidas pueden definirse como el conocimiento adquirido sobre un proceso o sobre una o varias experiencias, a través de la reflexión y el análisis crítico sobre los factores que pueden haber afectado positiva o negativamente.

Estas reflexiones muchas veces pueden dar una ventaja competitiva entre actores de una misma industria. Por ejemplo, como se menciona en este artículo hay lecciones que han demostrado ser factores de éxito de la firma Apple y una oportunidad perdida para Microsoft.

Las lecciones aprendidas capturan evidencias e identifican tendencias y relaciones causa-efecto, acotadas a un contexto específico, y sugieren recomendaciones prácticas y útiles para la aplicación o replicación del nuevo conocimiento en otros contextos y en el diseño y/o ejecución de otros proyectos o iniciativas que se proponen lograr resultados similares.

Por Lorena Rodríguez, BID


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¿Por qué documentar lecciones aprendidas?

La documentación de lecciones aprendidas contribuye a explicitar un nuevo conocimiento, su diseminación, aplicación y re-uso. Consiste en el desarrollo de los elementos claves y la reconstrucción de la lógica que llevó a la consecución de los resultados y las relaciones causales que los condicionaron, capturadas durante la fase de identificación.

Por ejemplo, en el caso del Banco Interamericano de Desarrollo, las lecciones aprendidas permiten no solamente documentar el aprendizaje que emergen de las operaciones, sino que además genera conocimiento que permite replicar acciones que pueden ser exitosas y/o evitar errores en futuras intervenciones en contextos similares.  En el caso de organizaciones de carácter militar y/o de mantenimiento de seguridad internacional como Organización del Tratado del Atlántico Norte (OTAN), o la Unión Europea de Acción Exterior, la identificación de lecciones aprendidas permiten desarrollar guías para el diseño y ejecución de operaciones de “estabilización” en ambientes de conflicto integrándolas en la doctrina, entrenamiento y políticas militares.

¿Cómo documentar una lección aprendida?

Existen varios formatos para documentar lecciones aprendidas, dependiendo de los propósitos que se pretendan lograr, las audiencias a las que están dirigidos, el tiempo y los recursos disponibles. Estos formatos pueden variar desde la mínima expresión escrita de una lección hasta Informes de Estudios de Casos y Evaluaciones de Impacto. El Departamento de Conocimiento y Aprendizaje del BID (KNL) promueve la elaboración de Notas de Conocimiento para documentar el conjunto de lecciones aprendidas derivadas de la gestión de un determinado proyecto y su impacto en el desarrollo, o de iniciativas o procesos corporativos.

¿Cómo elaborar una Nota de Conocimiento?

La Nota de Conocimiento se estructura a través de las siguientes secciones: (i) antecedentes, (ii) descripción de las lecciones aprendidas y recomendaciones y (iii) referencias.

Explicar los antecedentes implica describir la experiencia que se está analizando, sus objetivos, el contexto en el cual ésta tiene lugar y los momentos y/o factores críticos que condujeron a alcanzar o no los resultados esperados. Es clave la inclusión de una descripción detallada de los productos y/o resultados alcanzados.

En una Nota de Conocimiento se puede documentar más de una lección aprendida. Para cada una de ellas se debe incluir un enunciado claro y estructurado, las evidencias que justifican la posible relación causal entre los factores que contribuyeron al resultado, y las recomendaciones que permitirían resolver los problemas identificados, mitigar otros riesgos, y repetir o reforzar éxitos.

Es importante incluir los datos de contacto del autor o autores y otros actores claves involucrados, así como la bibliografía del proyecto y experiencias similares. Estos datos son fundamentales para facilitar los contactos entre pares, la diseminación y el re-uso de las lecciones aprendidas.

Recomendamos que la Nota de Conocimiento no exceda de ocho páginas (3,000 palabras); utilizar un lenguaje claro y simple; escribir párrafos cortos; evitar el uso excesivo de acrónimos; limitar el uso de citas, referencias y notas a pie de página; dar crédito explícito y reconocer la participación y el esfuerzo de los individuos o equipos que hicieron posible el análisis y documentación de sus experiencias.

¿Cómo enunciar una Lección Aprendida?

El enunciado de una lección aprendida, también entendida como “hallazgo” expresa la relación entre el resultado de un proceso y/o proyecto y los factores críticos, condiciones o causas que los facilitaron y/u obstaculizaron. En general, se recomienda describir el hallazgo en tiempo pasado, aunque puede también utilizarse el presente en aquellos casos en los que los efectos y/o condiciones continúan siendo válidos. Un ejemplo de un hallazgo podría ser:

Los programas de subsidios a la demanda de vivienda dirigidos a la población de bajos ingresos y orientados mayormente a superar el déficit cuantitativo de vivienda bajo la modalidad ahorro más bono más crédito (ABC), han demostrado ser inapropiados si se pretende llegar a la población más pobre.

A | Descripción de las condiciones, causas o factores

+ Vincular con verbo al pasado introduciendo una relación entre estas condiciones y una consecuencia, un resultado o un efecto: Explicar, conducir a, generar, tener como efecto, influir, permitir, facilitar, provocar, dificultar, ser clave para, ser necesario, etc.

+ Descripción del resultado, la consecuencia, o el efecto (positivo o negativo).

B | Descripción de una situación final, un resultado, o una consecuencia

+ Vincular con un verbo al pasado introduciendo una relación entre esta situación final y unas condiciones o causas: Provenir de, resultar de, explicarse por, depender de, ser debido a, ser la consequencia de, requerir, etc.

+ Descripción de las condiciones o causas.

C | Descripción de la acción correctiva

+ Vincular con un verbo introduciendo una relación de causa y efecto con “hubiera”: Hubiera hecho posible, hubiera reforzado, hubiera mejorado, etc.

+ Descripción de la situación “ideal”; a la cual se aspira.

 ¿Cómo plantear una recomendación?

Las recomendaciones son propuestas concretas y accionables, basadas en la consideración de la lección aprendida que ha sido descrita y a través de las cuales, en circunstancias similares, sería posible resolver un problema, mitigar riesgos, repetir o reforzar éxitos. Las recomendaciones deberían incluir un verbo de acción, en tiempo presente y especificar en la medida de lo posible, los actores de la acción, un marco de tiempo (por ejemplo, la fase del proyecto), los medios o recursos, financieros o técnicos que permitieran llevar a cabo la acción.

Siguiendo con el ejemplo anterior, la recomendación al hallazgo de la lección sería:

Los programas de vivienda necesitan ampliar la variedad de la oferta para cerrar el déficit actual y la demanda futura de los hogares más pobres. Una política que atienda al quintil más pobre debería proporcionar subsidios directos a los beneficiarios. Además es necesario considerar políticas que mejoren el funcionamiento de los mercados de tierra e hipotecario, y apoyen modelos de tenencias alternativos a la propiedad de la vivienda, tales como el leasing y la vivienda en alquiler.

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